Privatlivspolitik
1.
Behandling af personlige oplysninger
Hos Børnenes Kontor i Aarhus respekterer vi retten til privatliv.
Vi behandler kun de helt nødvendige personlige oplysninger, for at godkende eller afvise en ansøgning.
Vi tilstræber altid gennemsigtighed, integritet og fortrolighed. Vi kan altid oplyse om hvordan vi præcist behandler fortrolige oplysninger.
De oplysninger der ligger til grund for behandlingen af en ansøgning, er for at opfylde vores formålsparagraf, så vi sikrer at reglerne overholdes.
Vores formål med behandling af personlige oplysninger er at udfylde vores primære rolle, som er velgørenhed til trængende familier, i form af økonomisk hjælp, afholdelse af sommerlejr, ansøgning om krise- og akuthjælp og ansøgning og julehjælp.
Ved disse ansøgninger har vi brug for oplysninger for at kunne vurdere og behandle ansøgningen.
Børnenes Kontor i Aarhus er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne.
Vi kan kontaktes os på:
Børnenes Kontor i Aarhus, Sdr. Ringgade 35, 8000 Aarhus C
Daglig leder, Hanne Lange, kan kontaktes på telefon 5129 6962 alle hverdage fra 8.00-16.00
eller på mail: aarhus@bornenes-kontor.dk
2.
Disse oplysninger behandles
I forbindelse med en ansøgning beder vi om navn, adresse, postnummer, by,
telefonnummer, mailadresse, bankoplysninger, kopi af årsopgørelse, dokumentation af sygdom og/eller handicap og dokumentation af at ansøgeren har hjemmeboende børn.
Disse oplysninger bruges for at behandle ansøgninger og for at kontrollere at ansøgerne er berettiget til modtagelse af hjælp jvf. vores formålsparagraf.
3.
Grundlag for behandling af og tidsfrist for opbevaring
Vi behandler alle oplysninger i forhold til den interesse vi har for at sikre, at det er værdigt trængende, der modtager vores hjælp og derved opfylder vores formål som godkendt velgørenhedsorganisation.
Vi opbevarer ansøgninger til de er færdigbehandlet og enten er godkendte eller afviste.
Bestyrelsesmedlemmer der behandler ansøgninger, sletter enhver ansøgning og alle personlige oplysninger straks når ansøgning er færdigbehandlet. Kontoret opbevarer alle ansøgninger i indeværende år. Materiale der er udskrevet i papirform destrueres ved aflevering af ”fortroligt materiale” på godkendt genbrugsstation imod betaling.
Regnskabsmateriale, hvor overførsel til ansøger fremgår, opbevares efter gælden lovgivning.
4.
Modtagere af dine oplysninger
Oplysninger videregives aldrig til 3. part.
Vi benytter datafirma i forbindelse med driften af it-system til vores juleansøgninger.
Her foregår alt efter vores anvisning og login sker i et sikkert mail-system med kode og/eller mit id.
5.
Ifølge lovgivningen har du følgende rettigheder
Alle der søger hos os har ret til indsigt, rettelse og sletning, ret til begrænsning af
behandling, ret til indsigelse og ret til oplysninger. Alt ifølge lovgivningen.
6.
Sikkerhed
Vi behandler som udgangspunkt alle oplysninger manuelt med indscannede ansøgninger hvor cpr-numre er fjernede. Ansøgninger opbevares sikkert og aflåst og destrueres efter behandling.
Vi modtager juleansøgninger via e-mail, hvor en databehandleraftale garanterer et passende sikkerhedsniveau.
7.
Klagemulighed
Alle ansøgere har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine
personoplysninger.
Datatilsynets kontaktoplysninger er:
Adresse: Borgergade 28, 5., 1300 København
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk