Privatlivspolitik
1. Behandling af personlige oplysninger
Børnenes Kontor i Aarhus er dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, vi modtager om dig.
Vores kontaktoplysninger:
Børnenes Kontor i Aarhus, Sdr. Ringgade 35, 8000 Aarhus C
Daglig leder Troels Vestergaard kan kontaktes på telefon 51 29 69 62 alle hverdage fra 8.00-16.00
eller på mail: aarhus@bornenes-kontor.dk
Hos Børnenes Kontor i Aarhus respekterer vi retten til privatliv, og derfor benytter vi kun de nødvendige personlige oplysninger for at kunne behandle en ansøgning. Vi tilstræber altid gennemsigtighed, integritet og fortrolighed - og kan altid oplyse om, hvordan vi præcist behandler fortrolige oplysninger. De oplysninger, der ligger til grund for behandlingen af en ansøgning, er for at opfylde vores formålsparagraf, så vi sikrer, at reglerne overholdes.
Vores formål med behandling af personlige oplysninger er at udfylde vores primære rolle, som er velgørenhed til trængende familier i form af økonomisk hjælp, afholdelse af sommerlejr, krise- og akuthjælp samt julehjælp. Ved disse ansøgninger har vi brug for oplysninger for at kunne vurdere og behandle ansøgningen.
2. Disse oplysninger behandles
I forbindelse med en ansøgning beder vi om navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, bankoplysninger, kopi af årsopgørelse, eventuel dokumentation på sygdom/handicap og dokumentation på at ansøgeren har hjemmeboende børn.
Disse oplysninger bruges for at behandle ansøgninger og for at kontrollere, at ansøgerne er berettiget til modtagelse af hjælp jvf. vores formålsparagraf.
3. Grundlag for behandling af og tidsfrist for opbevaring
Vi behandler alle oplysninger i forhold til den interesse, vi har for at sikre, at det er værdigt trængende, der modtager vores hjælp og derved opfylder vores formål som godkendt velgørenhedsorganisation.
Bestyrelsesmedlemmer, der behandler ansøgninger, sletter enhver ansøgning og alle personlige oplysninger, straks når ansøgningen er færdigbehandlet. Kontoret opbevarer alle ansøgninger i indeværende år. Materiale, der er udskrevet i papirform, destrueres ved aflevering af ”fortroligt materiale” på godkendt genbrugsstation imod betaling.
Regnskabsmateriale, hvor overførsel til ansøger fremgår, opbevares efter gælden lovgivning.
4. Modtagere af dine oplysninger
Oplysninger videregives aldrig til 3. part.
Vi benytter et datafirma med et sikkert it-system til vores juleansøgninger. Her foregår alt efter vores anvisning, og login sker i et sikkert system med kode og/eller Mit-ID.
5. Rettigheder
Ifølge lovgivningen har alle ansøgere ret til indsigt, rettelse og sletning. Derudover ret til begrænsning af
behandling, til indsigelse og til at transmittere oplysninger (dataportabilitet).
6. Sikkerhed
Vi behandler som udgangspunkt alle oplysninger manuelt med indscannede ansøgninger, hvor cpr-numre er fjernede. Ansøgninger opbevares sikkert og aflåst og destrueres efter behandling.
Vi modtager juleansøgninger via e-mail, hvor en databehandleraftale garanterer et passende sikkerhedsniveau.
7. Klagemulighed
Du har som ansøger har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Datatilsynets kontaktoplysninger er:
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00